Jak na to – doporučený postup

Postup vyplnění a podání výkazu

Pro vyplnění a podání výkazu doporučujeme níže uvedený postup. Aby zadávání výkazů proběhlo bez problémů, je nutno před vyplňováním údajů o poskytnutých činnostech dané sociální služby zaevidovat objekty zařízení. Personální zajištění služby, náklady a výnosy lze evidovat nezávisle.

1)     Zkontrolujte údaje evidované v registru poskytovatelů o sociálních službách, které jste podle údajů v registru poskytovali v období, za který výkaz podáváte.

Spusťte z hlavního menu aplikace úlohu Data z registru poskytovatelů / Seznam služeb. Seznam sociálních služeb obsahuje nejen sociální služby, které aktuálně poskytujete, ale i ty služby, jejichž poskytování již bylo ukončeno. Zkontrolujte, zda seznam obsahuje všechny sociální služby, které jste alespoň jeden den v roce, za který výkaz podáváte, poskytovali a současně, zda seznam nějakým nedopatřením neobsahuje sociální služby, které jste ve skutečnosti neposkytovali. Pro každou sociální službu, kterou jste v roce výkazu poskytovali, zkontrolujte, zda seznam zařízení, ve kterých byla poskytována, je úplný. V případě nesrovnalostí kontaktujte příslušný registrační orgán a domluvte se na odstranění chyb. Výkaz můžete vyplňovat pro sociální služby, které jsou v registru uvedeny správně. Jakmile krajský úřad změny v registru provede, spusťte úlohu Aktualizace dat z registru.

2)     Spusťte úlohu Nový výkaz a zkontrolujte identifikační údaje organizace a chybějící údaje doplňte.

Jestliže zjistíte nesoulad v názvu, adrese, IČ nebo právní formě kontaktujte registrující orgán. Rozdíly v ostatních údajích opravíte přímo na formuláři výkazu, výše jmenované však nikoli. Po změně těchto údajů v registru spusťte úlohu Aktualizace dat z registru. S výjimkou příznaku plátce DPH zadávejte údaje identifikující organizaci aktuálně platné, nikoli platné k roku, za který podáváte výkaz.

3)     Převezměte informace o objektech a budovách z výkazu podaného za předcházející rok

Zvažte, zda z výkazu za minulý rok převezmete informace o objektech a budovách. Pokud je chcete převzít, nesmíte před převzetím zaevidovat v novém výkazu ručně žádný objekt. Po převzetí budete moci informace libovolně měnit.

4)     Zaevidujte všechny objekty a budovy

Zaevidujte objekty a budovy a určete sociální služby, které jiné objekty nebo budovy používají a v jakém rozsahu (která podlaží budov). Pokud jste informace o objektech převzali z minulého výkazu, překontrolujte výsledné informace.

5)     Pro každou sociální službu, kterou jste v roce výkazu poskytovali, vyplňte:

a)    Základní informace o poskytování sociální služby

Označte cílové skupiny uživatelů, věkové kategorie uživatelů, uveďte informace o zajištění stravování uživatelů a územní působnost v roce výkazu a označte formy, kterými jste sociální službu v roce, za který podáváte výkaz, poskytovali.

b)    Informace o formách poskytování

Pro každou formu poskytování, kterou jste v roce, za který podáváte výkaz, poskytovali, uveďte všechny údaje na formuláři.

c)    Informace o poskytnutých činnostech

A.    Pro sociální služby, u kterých je zákonem vyžadována smlouva s uživatelem:

1.    Proveďte import Karet uživatelů z vašeho jiného SW

Jestliže vedete evidenci poskytnutých činností v jiné aplikaci, která je vybavená úlohou pro import dat karet uživatelů do aplikace OKslužby – poskytovatel, proveďte import. Naimportovaná data můžete ručně upravit a doplnit. Import lze provádět postupně za jednotlivé služby.

2.    Vyplňte Karty uživatelů

Za každého uživatele, kterému byla poskytnuta služba, vyplňte základní údaje o klientovi a informace o poskytnutých činnostech. Použijte návod pro snadnější ovládání formuláře pomocí klávesových příkazů.

3.    Vyplňte Činnosti vykazované za celou službu

Za celou sociální službu uveďte fakultativní činnosti, které sociální služba svým uživatelům v roce, za který se podává výkaz, poskytovala a odborný odhad časového podílu činností na setkání (Odborný odhad se vykazuje pouze za sociální služby: domy na půl cesty, služby následné péče, sociálně terapeutické dílny a terapeutické komunity).

B.    Pro sociální služby, u kterých smlouva s uživatelem není zákonem vyžadována:

1.    Proveďte import činností poskytnutých anonymním uživatelům z vašeho jiného SW

Jestliže vedete evidenci poskytnutých činností v jiné aplikaci, která je vybavená úlohou pro import dat činností poskytnutých anonymním uživatelům do aplikace OKslužby – poskytovatel, proveďte import. Naimportovaná data můžete ručně upravit a doplnit. Import lze provádět postupně za jednotlivé služby.

2.    Vyplňte činnosti poskytnuté anonymním uživatelům

Uveďte informace o poskytnutých základních a fakultativních činnostech, odhadněte počet uživatelů a případně časový podíl činností na setkání, a to za celou sociální službu souhrnně.

d)    Uveďte náklady na sociální službu.

e)    Uveďte výdaje na sociální službu.

f)     Rozepište souhrnné náklady na zaměstnance podle pracovních pozic.

g)    Uveďte počty použitých opatření omezujících pohyb osob.

h)    Uveďte počty odmítnutí uzavření smlouvy s klientem.

6)     Vyplňte karty zaměstnanců.

Karta zaměstnance obsahuje informace o pracovních pozicích zaměstnance vykonávaných ve všech sociálních službách, ve kterých pozici vykonával a za které se podává výkaz. Karty zaměstnanců lze vyplnit ručně anebo si je předvyplnit převzetím z výkazu za předcházející rok anebo je naimportovat z jiného programu.

a)    Převzetí karet zaměstnanců z výkazu za předcházející rok

Karty zaměstnanců lze z výkazu za předcházející rok převzít pouze tehdy, jestliže ve výkazu měly vyplněn Identifikátor zaměstnance a v novém výkazu není žádná karta ještě zaevidována.

b)    Import karet zaměstnanců z jiného programu

Jestliže vedete evidenci zaměstnanců v jiné aplikaci, která má implementovanou úlohu exportu karet zaměstnanců do aplikace Okslužby – poskytovatel, proveďte import.

c)    Ruční evidence karet zaměstnanců

Za rok, za který podáváte výkaz, a za celou organizaci vyplňte karty zaměstnanců uvedením základních personálních informací o jednotlivých zaměstnancích. Pro každého zaměstnance a za každou sociální službu, na jejichž výkonu se podílel, uveďte jeho pracovní pozici ve službě. Absolvované vzdělávání uveďte za zaměstnance bez rozlišení sociální služby a pracovní pozice.

7)     Pro pracovní pozice, které jste uvedli v kartách zaměstnanců, uveďte minimální vzdělání, které organizace vyžaduje.

Minimální požadované vzdělání lze převzít z výkazu podaného za minulý rok.

8)     Proveďte závěrečnou kontrolu výkazu.

Pro závěrečnou kontrolu výkazu zamkněte výkaz, aby jej jiný z kolegů po dobu závěrečné kontroly nemohl měnit. Při uzamčení aplikace provede formální kontrolu vyplnění výkazu a upozorní na chyby, které by bránily vlastnímu podání výkazu. Pokud sami zjistíte další chyby, výkaz odemkněte a proveďte úpravu výkazu.

9)     Podejte výkaz

Vlastní podání výkazu je možné pouze tehdy, je-li výkaz uzamčen proti dalším úpravám. Vyplníte čestné prohlášení, ve kterém uvedete aktuální pozici v organizaci a aktuální statutární orgán organizace.

Aplikace provede závěrečnou kontrolu a, je-li vše v pořádku, akceptuje výkaz. Jako doklad o podání výkazu si můžete vyexportovat nebo vytisknout tiskovou sestavu, na které je uvedeno datum a čas podání včetně jména uživatele, který výkaz podal.

Vyplňování žádosti více uživateli současně

Vyplňovat výkaz jednoho poskytovatele může více uživatelů současně. Podobně jako v žádostech o dotace je i v úlohách pro vytvoření a podání výkazů použita tzv. metoda optimistického zamykání. Jejím důsledkem je, že pokud jeden a tentýž záznam upravují současně dva a více uživatelů, pak aplikace povolí uložení změn pouze tomu uživateli, který je uloží jako první. Ostatním uživatelům je uložení změn odmítnuto.

Pokud bude jeden výkaz vyplňovat více uživatelů, což je pravděpodobné hlavně u velkých poskytovatelů sociálních služeb, je nutné jejich práci vhodně zorganizovat:

Jeden uživatel vyplní / aktualizuje údaje o organizaci (formulář: Výkaz sociálních služeb).

Pak teprve je možno dál pokračovat: